Timeleft : 17 bonnes raisons de devenir une start-up 100% remote

1% better every day - DailyMax #146

Depuis que j’ai quitté MinuteBuzz et ses 85 salariés, ma vision de “ce que je veux comme startup” a bien évolué ! Il y a encore 3 ans, je ne voulais pas entendre parler de “télétravail” et ma plus grande fierté se trouvait dans nos 1500m2 de bureaux et studios vidéos.

Oui, je l’avoue maintenant, j’étais le parfait cliché du jeune entrepreneur parisien “successful”. Avec le recul, malgré les hauts et les bas, ce chapitre de 10 ans reste la plus belle chose qui me soit arrivée ! Mais ce nouveau chapitre Timeleft s’annonce encore plus excitant.


Tout est allé beaucoup plus vite que prévu

Après ma mise-à-pied mouvementée en 5 jours (nos enseignements sont disponibles ici) par notre actionnaire majoritaire TF1 le 15 octobre 2019, je remets le pied à l’étrier tout juste 6 mois plus tard avec la première version de Timeleft.com, mise en ligne le 22 avril 2020.

Quelques mois plus tard, Adrien De Oliveira, en charge de l’inbound marketing chez MinuteBuzz, me rejoint pour créer ensemble la société en septembre 2020. Ce n’est que 10 mois plus tard, pendant l’été 2021, que les choses se sont accélérées. Nous avons réussi à convaincre un CTO et des investisseurs à rejoindre l’aventure et petit à petit, une équipe de freelances (cf l’annonce juste ci-dessous!) s’est créée autour de nous pour répondre à nos besoins stratégiques.

Recherche Admin/Finance (freelance)

Lors de mon passage au Mexique (et ses 7 heures de décalage), on s’est vite rendu compte qu’avoir une société “Full-Remote” allait être aussi excitant que challengeant. Ayant bossé ensemble pendant 3 ans au sein de la même start-up, on est vite tombé d’accord sur ce qu’on voulait et ce qu’on ne voulait plus.

Voici quelques exemples :

  • “Avoir le logo de la société peint en énorme sur le mur de l’entrée” est devenu “Pouvoir aller surfer entre 14h00 et 16h00 si les vagues sont là”

  • “Avoir tout le monde présent à 09h30 au plus tard dans les bureaux” est devenu “Venir des 4 coins du monde pour se réunir tous ensemble une fois par mois dans la même ville”

  • “Recruter le plus de salariés possible (pour faire le beau dans les diners parisiens)” est devenu “rester une petite équipe agile, mobile et ultra-efficace”

  • “Avoir un business model qui dépend d’une force de frappe commerciale (basée à Paris)” est devenu “Avoir une plateforme tech scalable internationale avec un business model automatisé”

C’est bien de savoir “ce que l’on veut” mais il faut ensuite faire en sorte que “cela arrive”. Comme pour tous mes challenges, j’ai donc commencé par la théorie. En clair, je me suis mis à lire (ou voir ou écouter) tout ce que je pouvais sur le sujet et parler à “l’état de l’art” (ceux qui ont réussi ce que je cherche à réussir).

Aujourd’hui, je vais vous parler des deux livres de références sur le sujet (si vous en avez d’autres, je suis preneur!) Je viens juste de finir les livres "Remote Office Not Required" + "Rework Change the Way You Work Forever", tous les deux du même auteur, David Heinemeier Hansson, créateur de Ruby On Rails et co-fondeur de Basecamp et Hey.com


Timeleft : une startup full-remote

Si vous ne savez pas encore ce que je fais dans la vie, sachez que je suis entrepreneur depuis 18 ans (soit la moitié de ma vie!). Après avoir fondé, VerticalStation (Ex MinuteBuzz), le plus grand groupe média français sur les plateformes sociales (+18 millions d’abonnés / +2 milliards de vidéos vues par an), je reprends du service avec notre nouvelle startup Timeleft.

Notre vision ? Nous imaginons un monde où chacun d’entre nous se réveille inspiré pour vivre ses rêves. Après 12 mois d’itération, nous venons de trouver notre plan d’action : mettre en relation les membres qui ont les mêmes rêves, pour que ensemble, ils puissent s’entre-aider à les réaliser.

Les premiers tests ont été si concluants, que nous avons décidé de pivoter complètement avec la refonte complète de notre plateforme qui sortira à la fin du mois. En plus de ce choix stratégique, nous allons devenir 100% mobile et nous lancer directement aux État-Unis.

Le meilleur dans tout cela ? C’est que nous avons convaincu 3 fonds d’investissements prestigieux (et 6 business angels) de rejoindre l’aventure ! (vous allez recevoir sou peu un dailymax sur le sujet!)


Il n'y a que les imbéciles qui ne changent pas d'avis (proverbe français)

Allez, rentrons dans le vif du sujet ! Voici les 17 éléments principaux que j’ai retenu de ma phase théorique, ceux qui m’ont vraiment convaincu que le monde du travail d’aujourd’hui est déjà en full-remote.

Je suis bien-sûr ouvert aux feedbacks et aux conseils (écrivez-moi ici), car ce n’est que le début de notre aventure, et nous allons sûrement faire des erreurs.

“ceux qui pensent que c'est impossible sont priés de ne pas déranger ceux qui essaient”


1/ Le travail n’a pas lieu au travail

On l’a tous sûrement déjà vécu une fois dans notre carrière, ce moment, où on s’est senti obligé de venir très tôt ou rester très tard au bureau pour ENFIN être concentré et pas dérangé toutes les 15 min.

Depuis l’avénement des open-spaces, les bureaux sont devenus les lieux les moins efficients pour être “focus”. Nous sommes dérangés en permanence par un collaborateur qui a le besoin immédiat d’une réponse pour avancer, et malheureusement, nous faisons souvent la même chose. À peine le temps de se concentrer que nous devons déjà repartir en réunion. À la fin de la journée, on se demande où est passé notre temps…


2/ Arrêter les temps de transport inutiles

J’ai toujours eu la chance d’avoir mes bureaux à coté de chez moi et de posséder le moyen de transport le plus pratique dans Paris : un scooter MP3 500. Je ne pouvais donc pas me plaindre de mes 2x15min de trajet quotidien. En revanche, une grande majorité des salariés se voit obligé de faire 60 à 120min de transport juste pour commencer à travailler. En plus du temps perdu, ajoutez au quotidien l’impact de l’énergie négative qui inonde les transports en commun parisiens.

Comme le dit si bien l’auteur : 1,5 heures par jour, c’est 7,5 heures par semaine. C’est environ 300 à 400 heures par an. C’est tout juste le temps qu’il vous faut pour apprendre à coder, dessiner ou vous remettre en forme.

The new luxury is the luxury of freedom and time. Once you’ve had a taste of that life, no corner office or fancy chef will be able to drag you back.


3/ Passer du mode “Synchrone” au mode “Asynchrone”

Avec les incroyables outils à notre disposition comme Trello ou Notion, nous n'avons pas besoin d'être au même endroit pour travailler ensemble, mais surtout, nous n'avons plus besoin de travailler au même moment pour travailler ensemble.

En clair, que vous bossiez de 11 heures à 19 heures ou de 07 heures à 15 heures, c’est du pareil au même. L'avantage des horaires de travail souples, c'est qu'ils conviennent à tous, des lève-tôt aux couche-tard en passant par les familles dont les enfants doivent être récupérés en milieu de journée.

L’idéal est d’essayer de maintenir un volume horaire par semaine (40, 45 ou 55 heures, à vous de décider) mais la façon, dont chacun réparti ses heures entre les heures et les jours, n'a pas d'importance.


4/ La fin de la dictature des grandes villes

On connait tous l’expression “monter à la capitale pour trouver du boulot”. C’était vrai, il y 15 ans, mais ce n’est plus le cas. Le vrai luxe des vingt prochaines années sera de quitter la “Capitale” (ou les grandes villes) pour aller s’installer beaucoup plus loin (oui, plus loin que la proche banlieue).

L’autre coté positif, sera la fin de la compétitivité entre “voisins”. Lorsque des dizaines, voire des centaines, de concurrents se trouvent à quelques pas de votre entreprise, il n'est pas surprenant que les employés traversent la rue et rejoignent la prochaine entreprise en vogue. Phénomène très présent sur Paris dans le très-fermé éco-systeme des start-ups digitales.


5/ Être “gris” plutôt que “blanc ou noir”

Adopter le travail à distance ne signifie pas que vous ne pouvez pas avoir des bureaux, mais simplement que ce n'est pas nécessaire. Cela ne signifie pas que tous vos employés ne peuvent pas vivre dans la même ville, mais simplement qu'ils n'y sont pas obligés. Le travail à distance consiste à donner à votre équipe la liberté de donner le meilleur d'elle-même, où que ce soit.


6/ Vous êtes sûrement déjà en télétravail

Combien de fois par jour, on envoie des emails ou notifications à un collaborateur assis à 10 mètres de nous ? Si on regarde bien, on va souvent au bureau pour travailler “à distance”. À la fin de la journée, cela valait-il vraiment la peine de venir au bureau pour cela ?


7/ La magie n’opère que dans les salles de réunion

Je le pensais jusqu’à ce que naisse l’idée de Timeleft avec d’un coté, moi, tranquillement assis depuis le canapé de mon appartement à Sydney (la preuve en photo), et de l’autre coté, mon associé, assis sur son canapé parisien.

Nous nous sommes vus “physiquement” que 5 mois après le lancement officiel de la plateforme. En clair, vous seriez surpris de voir à quel point il est possible de capter une pensée collective de qualité à l'aide de deux outils simples : une connexion vocale et un écran partagé

Je ne souhaite en aucun cas vivre une aventure entrepreneuriale sans jamais voir mes collaborateurs, mais je suis maintenant convaincu qu’il faut “raréfier” les réunions en personne. Cela permet de revaloriser leurs importances et de les rendre plus efficaces. Voir le point suivant.


8/ Doucement sur les M&M’s (Meeting & Management)

À chaque fois que j’entends l’expression “sorry today, i have meeting back-to-back”, je ne peux m’empêcher d’avoir de la compassion. Si tu as des réunions “back-to-back”, quand peux-tu prendre du temps pour toi, pour avancer sur “tes” sujets ? D’ailleurs, connaissez-vous quelqu'un qui souhaiterait avoir plus de réunions ? Je crois que cela n’existe pas.

Et pourquoi cela ? Car les réunions sont devenues une commodité “sur-utilisée”, qu’elles ont perdu toutes leurs raisons d’être. Lorsque MinuteBuzz a rejoint le groupe TF1, j’ai assisté à des réunions mythiques, où certaines personnes n’avaient rien à faire là (elles le savaient, on le savait) mais elles étaient quand même invitées donc elles bossaient sur d’autres sujets (voir elles préparaient d’autre réunions). Ou pire, des réunions qui se terminant par l’organisation… d’une autre réunion !

Trop de réunions peuvent détruire le moral et la motivation des troupes. Surtout lorsqu’elles sont (et c’est souvent le cas) organisées à la dernière minute sans véritable ordre du jour précis.

En remote, les M&M’s ont toujours leurs places, mais il est important de profiter de la distance pour passer le maximum de choses à l’écrit (donc plus synthétique) et en asynchrone. En parlant de l’écriture, pour être un bon collaborateur à distance, il est primordial d’être un bon rédacteur. Lorsque la plupart des discussions se règlent par email, notifications Trello ou conversation slack, vous avez intérêt à vous présenter équipé pour la tâche. Nous savons tous à quel point une situation peu s’envenimer à l’écrit.


9/ Les One-on-Ones

Sur la fin de mon expérience de dirigeant chez MinuteBuzz, j’avais pris l’habitude de faire des courts “one-on-ones” de 30 minutes avec l’ensemble de mes managers, le tout chaque semaine. Mais plutôt qu’un face à face stérile dans une salle de réunion, nous allons ensemble sur le terrain essayer de résoudre un problème concret. Cela me permettait de rester en contact avec la réalité et de muscler leurs compétences.

Je pense qu’il est clé de garder cette gymnastique dans une organisation full-remote. Cela peut passer par un visio-call avec écran partagé ou simplement par un échange téléphonique sur un sujet précis. L’idéal me semble situé autour de 1 fois tous les 5 à 10 jours par collaborateur. L'objectif est de maintenir une ligne de communication ouverte et cohérente. Ces appels rapides empêchent les problèmes et les préoccupations de s'accumuler sans être abordés. Le moral et la motivation sont des choses fragiles, vous devez donc vous assurer de suivre le pouls de votre personnel à distance.

Attendre six mois ou pire, attendre l’évaluations de fin d’année (que je n’ai jamais réussi à bannir chez MinuteBuzz!) est beaucoup trop long. Plus vous mettez du temps entre chaque rendez-vous, plus la vision s’élargit et vous ne voyez plus les petits détails qui, souvent, sont à l’origine des problèmes.

La beauté de tout cela, c'est que même si quelqu'un se trouve à des milliers de kilomètres, tout le monde sait comment passer un coup de fil (ou un whatsapp / telegram). Bavardez, rien de plus, et voyez ce qui se passe. Vous serez surpris de tout ce que vous découvrirez lors de votre premier tête-à-tête.


10/ Si je ne peux pas les voir, comment puis-je savoir qu'ils travaillent ?

Ce 10ème point fait mal, car il est criant de vérité. Je me revois encore fin 2019, en train de me poser la même question, lors d’un “all-hands meeting” de chaque début de mois, où mes +80 salariés posaient à l’unisson la question du télétravail. Ça fait mal, car je me rends compte que cette crainte est uniquement lié à un manque de confiance, à la fois dans mes équipes et à la fois dans mon leadership.

Qu’on se le dise, si vos salariés veulent passer leurs journées à regarder des vidéos, ils peuvent aussi bien le faire chez eux qu’au bureau (devant vos yeux). En d’autres mots, si vous ne vous sentez pas à l’aise à l’idée de laisser vos salariés partir en télétravail, le problème de base est sûrement un problème de confiance.


11/ Quels sont les timezones acceptables ?

On peut convenir ensemble qu’une journée “normale” de travail se situe autour d’un 09h00-18h00. On peut aussi convenir qu’une disponibilité de 3 heures par jour (soit 1/3 de la journée) d’un salarié pour répondre aux besoins collectifs (réunions ou workshop) est suffisant. Donc il peut arriver à une règle simple : “tu peux bosser d’où tu veux dans le monde du moment que tu peux être disponible au moins 3 heures entre 09h00 et 18h00 (Paris Time)”

Si je prends mon exemple avec ma maison à Oaxaca (Mexique) et ses 7 heures de décalage horaire, cela m’oblige simplement à être devant mon ordinateur au plus tard à 8h00 du matin. Et si je décide de déménager à Los Angeles, alors je devrais devant mon ordi à 6 heures du matin. Et en fin d’après-midi si je décide de passer un mois à Tokyo.

En revanche, instaurer un mini-séminaire de 3 jours, une fois par mois, me semble indispensable pour créer du lien. Vous pouvez imaginer prendre en charge le billet d’avion à hauteur de 200 ou 300 euros. Et si le salarié est à l’autre bout du monde, il aura qu’à payer le différence de prix.


12/ L’information accessible à tous

Il est évident qu’une entreprise full-remote demande une certaine rigueur. Par exemple, il est impossible d'enfermer les informations importantes dans l'ordinateur ou la boîte de réception d'une seule personne. Il faut donc mettre tout ce qui est important à la disposition de tous, pour éviter qu’une personne se retrouve bloqué plusieurs jours car Roger est parti en roadtrip en Alaska.

Rassurez-vous, il existe de nos jours tous les outils nécessaires pour rendre cela aussi simple que bonjour. De Dropbox à Notions en passant par les agendas partagés de Google, vous avez tout ce qu’il faut pour permettre à tout le monde de travailler correctement et sans stress

Lorsque vous et vos collègues êtes assis au même endroit, il est facile de penser que vous êtes au courant de ce qui se passe dans l'entreprise. Vous vous arrêtez et discutez avec vos collègues de bureau en préparant le café le matin, et pendant le déjeuner vous discutez des derniers progrès. Il y a un flux d'informations constant, même tacite, qui circule dans le bureau. C'est du moins ce que l'on ressent, et ce sentiment est réconfortant.

D’ou l’importance de re-créer cela digitalement. Cela peut être fait avec des outils comme KnowYourTeam et Basecamp ou simplement avec des rituels comme un rendez-vous hebdomadaire sur hangout où chacun présente ses avancées de la semaine passée.


13/ Supprimer les obstacles

C’est l’un des plus grands challenge. Avec mon associé, on travaille le sujet en ce moment et nous avons décidé de garder “uniquement” deux outils : Notions + Slack. Après avoir tenté Workplace + Trello + Whatsapp.

Supprimer les obstacles revient à permettre que tout le monde puisse travailler quand il le souhaite, sur les sujets dont il a besoin, sans être limité par la disponibilité d’un collaborateur. Vous devez donc vous assurer que les gens ont accès, par défaut, à tout ce dont ils ont besoin. La plupart des entreprises commencent par adopter la politique inverse : tout le monde n'a accès aux informations et aux applications que sur la base du “besoin de savoir”. C'est totalement inutile.

Il faut commencer par donner à chacun les moyens de prendre des décisions par lui-même. Si l'entreprise est constitué de personnes en qui personne n'a confiance pour prendre des décisions sans passer par des niveaux de contrôle de la direction, alors l'entreprise sera son propre facteur limitant.

Et oui, une bonne partie du problème réside dans la fierté des managers (je plaide coupable) à être M. ou Mme Barrière. On sait tous qu’être sollicité, voire courtisé, procure une certaine satisfaction perverse. Ne négligez pas la puissance de ce syndrome.

Vous n’imaginez pas à quel point, il y a maintenant des outils disponibles pour vous aider (en tant que manager) à lâcher prise, dans toutes les situations, comme Swile ou Qonto.

Bien sûr, la liberté et la confiance sont des choses qui peuvent vite s’abimer. Mais il vaut mieux essayer de résoudre les problèmes à la base, plutôt que tomber dans le chemin de la dictature. Si vous les laissez faire, les humains ont le pouvoir de se montrer à la hauteur de vos attentes en matière de rationalité et de responsabilité.


14/ Check-in, Check-out

On pense que le danger du remote est le laisser-aller, alors qu’en réalité, c’est le sur-menage. J’en parlais discrètement il y a déjà un an dans le DailyMax #081

Il est facile de se faire aspirer par l’envie de bosser tout le temps. Cela commence assez innocemment. Vous vous réveillez en ouvrant votre ordinateur portable dans votre lit et en répondant à quelques e-mails de travail de la nuit dernière. Puis vous vous faites un sandwich et vous travaillez pendant le déjeuner. Après le dîner, vous ressentez le besoin de contacter Hugues, sur la côte ouest, pour lui parler d'une chose. Avant de vous en rendre compte, vous avez étiré votre journée de travail de 7h à 21h.

Il est donc crucial de réussir à se fixer des limites, soit dans la journée (par ex : ne pas travailler après 19h00) soit sur la semaine (par ex : se donner un jour de repos après 40 heures de travail).

Si la journée d'hier a été une bonne journée de travail, il y a de fortes chances que vous restiez sur votre lancée. Et si vous pouvez rester sur votre lancée, tout le reste se fera probablement tout seul, y compris ne pas travailler du lever au coucher.

Tout comme, le travail à domicile vous donne la liberté de travailler où vous voulez. Vous pouvez commencer sur le plan de travail de la cuisine, continuer sur le canapé et, s'il fait beau et que vous avez un jardin, finir dehors en profitant du soleil. Mais si vous voulez vraiment travailler à domicile sur le long terme, vous devez respecter les principes de base de l'ergonomie. Cela signifie avoir un bel espace de travail dédié à travailler, avec tout le confort et le calme nécessaire. Si vous n’avez pas l’espace ou la possibilité, regardez du côte des co-workings. Il y en a de plus en plus !

Ps : pensez aussi à bouger, comme la mise en place d’une petite marche quotidienne post-déjeuner ou une séance de sport en fin de journée. Ne réduisez pas vos mouvements à l’intérieur de chez vous.


15/ Humain avant tout

Embaucher des gens en remote peut comporter le risque de “restreindre” leur vie. Lorsqu’on se déplace pour aller bosser ou que l’entreprise possède une cafétéria ou une salle de gym, il est facile de faire des nouvelles rencontres et voir du paysage. C’est moins évident si vous n’avez pas d’obligation à sortir de chez vous.

Il est recommandé de veiller à aider votre collaborateur à travailler la diversité et son développement personnel, que cela soit par favoriser les passe-temps ou autres bucket list, soit par l’organisation d’événement où l’ensemble de la société peut se retrouver (séminaire à la montagne par exemple). C'est un petit prix à payer pour un environnement intéressant et pour garder les gens engagés à long terme.

Autre exemple : il peut être pertinent d’organiser des sprints “physiques” si l'entreprise doit faire une course effrénée pour respecter un délai, avec les heures déraisonnables et la pression que cela implique. Il sera toujours plus agréable de traverser cette épreuve ensemble.

Ce n'est pas parce que vous travaillez à distance la plupart du temps que vous devez, ou devriez, travailler à distance tout le temps.


16/ Faire un premier essai avant de se dire oui

C’est une pratique que j’ai mis en place avec Timeleft : faire un essai payant avec la personne qu’on souhaite embaucher ou associer. On ne peut juger une personne sur son CV et encore moins avec un seul entretien. En revanche, après 1 ou 2 semaines à travailler sur un projet commun, on peut avoir une petite idée du bon (ou mauvais) "feat” avec la personne. En clair, vous pouvez voir cela comme une “pré-embauche rémunérée”.

Vous pouvez même aller plus loin en organisant une rencontre “en vrai”. Même si le candidat sera amené à travailler à distance, il est judicieux, avant de prendre la décision finale d'embauche, de la rencontrer en personne. Cela vous permettra de vous faire une idée de leur caractère. Sont-ils polis ? Arrivent-ils à l'heure ? Sont-ils fondamentalement corrects ? Traite-t-il bien les gens ? Que pense le reste de l'équipe ? Un rapide face-à-face permet d'en savoir beaucoup.


17/ Avoir des routines

C’est tentant de passer la journée dans son pantalon de pyjama (étant donné qu’on ne voit que le haut lors des video-calls). Il est sûrement très confortable, mais il ne correspond peut être pas à l’état d'esprit dont vous avez besoin pour traverser la journée.

De la même manière qu'il est avantageux de créer une séparation entre votre espace de travail et votre espace de vie, il peut également être utile de séparer les vêtements que vous portez, selon que vous êtes en mode travail ou en mode loisirs.

Libre à vous aussi de jongler entre travail à la maison et travail au bureau (ou dans un co-working). Certains jours peuvent être passés au bureau, et d'autres en dehors du bureau. Mais vous pouvez aller encore plus loin. Les journées ne doivent pas non plus être tout ou rien. Vous pouvez couper la journée en deux et travailler à distance le matin et au bureau l'après-midi.

En clair, la flexibilité doit être votre amie et non votre ennemie. Être remote n’est pas binaire, je pense même, que c’est être hybride. Et pour l’avoir fait pendant 2 ans, il est tout à fait possible d’être “hyper-nomade” (changer de ville tous les mois). Cela demande juste une organisation militaire comme s’assurer d’avoir un bon WIFI si vous devez passez des appels importants ou trouver des endroits calmes pour les sessions “deep-work”

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